Het besturen van het pensioenfonds en naleving wet- en regelgeving
7.1 Algemeen
Het pensioenfonds draagt de verantwoordelijkheid voor een goede uitvoering van de pensioenregelingen voor (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden en hun nabestaanden in overeenstemming met de bestaande wet- en regelgeving. De inhoud van de pensioenregeling wordt door de cao-partijen bepaald.
Het bestuur is verantwoordelijk voor de verwezenlijking van de doelstelling, de missie, visie en strategie van het pensioenfonds.
Missie
De missie van het pensioenfonds geeft aan waarvoor het pensioenfonds staat, wat de identiteit en de waarden zijn. Het pensioenfonds heeft zijn missie als volgt geformuleerd:
‘Wij staan voor de verantwoordelijkheid om op basis van solidariteit en collectiviteit te zorgen voor een inkomen bij pensionering en overlijden.’
Visie
Bij de missie hoort een visie die de basis vormt voor de positionering van het fonds:
‘We werken samen aan een duurzaam en toekomstbestendig pensioenfonds.
Wij gaan voor een uitvoering van een pensioenregeling die is afgestemd op de behoeften van deelnemers én werkgevers. Het fonds neemt in de uitvoering zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid op duurzaamheidsthema’s.
In al onze activiteiten zijn we kostenbewust.
Door samen te werken of samen te gaan met andere pensioenfondsen in ambachtelijke/industriële sectoren
realiseren we schaalvoordelen die op termijn leiden tot een hoger pensioenresultaat.’
Kernwaarden
Onze kernwaarden beschrijven de principes van ons fonds. Het zijn de waarden waarop onze organisatie is gebouwd en vormen de rode draad van ons handelen. Zij benadrukken de kern waar wij voor staan.
- Toekomstbestendig
- Kostenbewust
- Herkenbaar
- Zorgvuldig
In de uitvoering streeft het fonds naar een evenwichtige belangenafweging van alle belanghebbenden bij het fonds.
Strategie
Om de missie en visie te bereiken hanteren we een strategie die de volgende speerpunten kent. Speerpunt betekent dat dit een prioriteit is in al ons handelen.
Onze strategische speerpunten zijn:
1. Een beheerste transitie naar het nieuwe pensioenstelsel
2. Weten wat bij deelnemers speelt
3. Realiseren schaalvergroting
4. Verder vormgeven rendements- en duurzaamheidsdoelstellingen
5. Toekomstbestendige besturing van het pensioenfonds
Naar aanleiding van de missie, visie en strategie had het bestuur voor 2023 doelen gesteld. In paragraaf 7.5 gaat het bestuur hier nader op in en wordt inzichtelijk gemaakt in welk mate de doelen gerealiseerd zijn.
7.2 Bestuursaangelegenheden
7.2.1 Algemeen
In het kader van goed pensioenfondsbestuur is statutair bepaald dat de bestuursleden een zittingstermijn van vier jaar hebben. Na afloop van een zittingstermijn is er de mogelijkheid tot herbenoeming. Om automatische herbenoemingen te voorkomen vindt voor het periodiek aftreden van het bestuurslid, een evaluatie van het functioneren plaats door het bestuur.
In de samenstelling van het bestuur zijn in 2023 wijzigingen doorgevoerd.
Mevrouw Teunissen is per 10 februari 2023 benoemd als bestuurslid namens de pensioengerechtigden. Vanwege persoonlijke omstandigheden is zij helaas per 1 januari 2024 afgetreden als bestuurslid. Begin 2024 is een nieuwe verkiezingsprocedure opgestart om de zetel voor pensioengerechtigden weer te kunnen invullen. De heer Deuling is per 1 maart 2023 afgetreden als bestuurslid namens de FNV. Voor deze zetel namens de FNV is in het najaar van 2023 een voordracht gedaan. Dit heeft geresulteerd in het feit dat deze zetel per 9 februari 2024 formeel opnieuw is ingevuld.
Het bestuur is onafhankelijk in de uitoefening van zijn functie en zorgt ervoor dat de belangen van alle belanghebbenden op een evenwichtige wijze afgewogen worden. Het bestuur is daarnaast verantwoordelijk voor een beheerste en integere bedrijfsvoering. In dit kader houdt het bestuur onder meer toezicht op alle uitbestedingen en vindt scherpe sturing plaats op bijvoorbeeld incidenten. Zo heeft het bestuur in 2024 op basis van alle beschikbare informatie ingeschat dat een overgang naar Wtp per 1 januari 2025 niet meer op een beheerste en integere wijze te realiseren is. Derhalve is besloten om de overgang naar Wtp op een later moment te realiseren, zodat dit wel op een beheerste en integere wijze gerealiseerd kan worden. Het bestuur vindt het belangrijk inzicht te hebben in het eigen functioneren. Om inzicht te krijgen in het eigen functioneren, evalueert het bestuur periodiek of bestuursleden bijvoorbeeld voldoende kennis hebben van alle aandachtsgebieden binnen het fonds en of het bestuur voldoende zorg draagt voor de handhaving van het vertrouwen in het pensioenfonds.
In het verslagjaar heeft het bestuur negen reguliere bestuursvergaderingen belegd, waarbij het onderwerp ‘beleggingen’ iedere vergadering uitgebreid aan de orde is geweest. Op 6 oktober en 21 december zijn extra bestuursvergaderingen ingelast. Daarnaast hebben er diverse themadagen en kennissessies plaatsgevonden, waarbij de Wet toekomst pensioenen (hierna: Wtp) in veel gevallen aan de orde is gekomen als voorbereiding op het nieuwe pensioenstelsel. In de volgende paragraaf wordt dit nader toegelicht.
7.2.2 Bestuursvergaderingen
Het bestuur heeft in 2023 11 bestuursvergaderingen belegd. Hierin zijn reguliere en periodiek terugkerende onderwerpen behandeld op onder meer op gebied van Compliance, Beleggingen, Risicomanagement, Communicatie, Actuarieel, Pensioen en Uitbesteding en Internal Audit. Daarnaast heeft het bestuur in 2023 iedere vergadering Wtp als vast agendapunt behandeld.
7.3 Dagelijks Bestuur en Bestuurscommissies
Het bestuur werkt met vaste commissies en werkgroepen. Al naargelang de ter besluitvorming voor te bereiden onderwerpen, kunnen eveneens ad-hoc werkgroepen of commissies worden geformeerd met daarin specifiek op die onderwerpen deskundige bestuursleden. De taken en mandaten van alle commissies en het dagelijks bestuur zijn beschreven en vastgesteld. In paragraaf 2.3 van dit jaarverslag zijn de commissies weergegeven.
7.4 Geschillencommissie en de Geschilleninstantie Pensioenfondsen
De wijze waarop het pensioenfonds omgaat met klachten en geschillen is vastgelegd in een klachten- en geschillenregeling. Deze regeling is beschikbaar op de website van het fonds en derhalve voor alle belanghebbenden toegankelijk. Hierin is onder meer vastgelegd hoe met geschillen omgegaan dient te worden.
Het pensioenfonds had tot 2024 een geschillencommissie ingericht. Belanghebbenden konden zich tot deze commissie wenden indien zij het niet eens waren met een besluit van het pensioenfonds over de toepassing van het pensioenreglement en het uitvoeringsreglement. Sinds 1 januari 2024 is het bestuur aangesloten bij de Geschillen Instantie Pensioenfondsen. Met de komst van de Wet Toekomst Pensioenen is het noodzakelijk om de klachten- en geschillenregeling aan te passen aan de wettelijke eisen. De Wet is op 1 juli 2023 in werking getreden. Een belangrijk onderdeel van de wijziging is dat er een externe instantie in het leven is geroepen. Deze Geschillen Instantie Pensioenfondsen (GIP) is sinds 1 januari 2024 operationeel. Aansluiting bij de GIP is een wettelijke verplichting. Voor de klachten- en geschillenprocedure gelden nadere voorwaarden die zijn vastgelegd in de klachten- en geschillenregeling.
In 2023 is er een geschil aanhangig gemaakt dat door de geschillencommissie beoordeeld is. De commissie kwam daarbij tot het oordeel dat het geschil eerst door het bestuur in behandeling diende te worden genomen.
7.5 Goed Pensioenfondsbestuur
Geschikt pensioenfondsbestuur behelst het integer en transparant handelen door het bestuur, waarbij een belangrijke plaats wordt ingeruimd voor het afleggen van verantwoording aan het verantwoordingsorgaan over het gevoerde beleid. De principes van geschikt pensioenfondsbestuur zijn verankerd in de Pensioenwet.
Het bestuur is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid voor het goed besturen van het pensioenfonds en zal alles doen wat nodig is voor de handhaving van het vertrouwen in het pensioenfonds. Ontwikkelingen op dit terrein worden nauwlettend gevolgd. Een belangrijk element voor het behoud van vertrouwen is dat bij het nemen van relevante besluiten in ieder geval de belangen zorgvuldig worden afgewogen voor de te onderscheiden deelnemersgroepen. Het bestuur is zich hiervan continu bewust en deze belangenafwegingen vinden dan ook steeds plaats, zodat in dit kader evenwichtige besluiten tot stand komen.
Governance herstelplan
In het voorjaar van 2021 had de raad van toezicht de constatering uitgesproken dat de interactie tussen het bestuur en het verantwoordingsorgaan moeizaam verliep. Naar aanleiding hiervan heeft het bestuur in samenwerking met de andere fondsorganen een Governance Herstelplan opgesteld, met als doel om de onderlinge verhoudingen en samenwerkingen te verbeteren.
Alle fondsorganen hebben periodiek de samenwerking en het actieplan uit het Governance Herstelplan geëvalueerd. Medio 2023 werd geconcludeerd dat inmiddels enige tijd sprake is van goede onderlinge verhoudingen en samenwerkingen tussen fondsorganen. Derhalve werd geconcludeerd dat het Governance Herstelplan als afgerond kon worden beschouwd. Deze conclusie is vervolgens ook met DNB gedeeld.
Het bestuur heeft in 2023 doelen gesteld in het kader van:
- Een beheerste transitie naar Wtp (procesmatig, relationeel en communicatief);
- Het verder vormgeven duurzaamheids- en rendementsdoelstellingen;
- Een toekomstbestendige besturing van het pensioenfonds
Ad 1.
Evenals in 2022 heeft het bestuur in 2023 het Wtp-proces continu gemonitord en waar nodig is bijgestuurd. Voor de leden van het verantwoordingsorgaan en de raad van toezicht bestond in 2022 niet altijd helderheid over het proces en de momenten waarop zij in dit een rol spelen. Gaandeweg het proces heeft het bestuur in 2023 hierop de planning meer gedetailleerd opgeleverd en het proces nader toegelicht, zodat ieders rol hierin verhelderd werd. Vanwege het feit dat het Wtp-proces heel omvangrijk en ingewikkeld is, is dit ook in 2023 op sommige momenten een uitdaging gebleken. Vanwege de strakke projectplanning, zijn vaak stukken pas op een relatief laat moment beschikbaar gekomen, voor zowel bestuur, verantwoordingsorgaan als raad van toezicht. Desondanks spreekt het bestuur de waardering uit voor alle leden van de gremia, voor de wijze waarop omgegaan is met deze situatie en continue tijdsdruk waarmee we te maken hebben.
In relationele sfeer heeft het bestuur veelvuldig contacten met sociale partners en de leden van de fondsorganen. Daarnaast zijn er inzake Wtp diverse kennissessies georganiseerd voor sociale partners en de fondsorganen. In 2023 is verder uitvoering gegeven aan het Communicatieplan Wtp. In dit kader zijn diverse communicatie-uitingen gedaan. Er is tevens uitvoering gegeven aan het hoorrecht. In dit kader zijn diverse organisaties namens het bestuur benaderd met de vraag of zij gebruik wensen te maken van het hoorrecht. Alleen de ANBO heeft laten weten hiervan gebruik te willen maken. In december 2023 hebben sociale partners het transitieplan voorgelegd aan hun achterbannen. De uitkomst hiervan is dat alle sociale partners in februari 2024 hebben verklaard dat alle achterbannen hebben ingestemd met het transitieplan.
Ad 2.
Het bestuur heeft aangegeven dat ESG onderdeel dient uit te maken van het uitbestedingsbeleid. Voorts is verder gewerkt aan het bijdragen aan het Klimaatakkoord inclusief CO2-reductiedoelstellingen.
Ad 3.
Sinds 1 januari 2023 heeft het bestuur samen met Bpf Zoetwaren een bestuursbureau ingesteld. Voor 2023 gold dat er vooraf niet op alle onderdelen een heldere strategische jaarplanning lag en de planning van commissievergaderingen en bestuursvergadering lagen op bepaalde momenten relatief dicht op elkaar. Het dagelijks bestuur heeft dit samen met het bestuursbureau in de voorbereiding op vergaderjaar 2024 anders aangepakt. Dit resulteert onder meer in een vergaderplanning waarbij sprake is van een betere spreiding van (commissie- en bestuurs)vergaderingen. Daarnaast had het dagelijks bestuur opdracht gegeven aan commissievoorzitters om na te denken over jaardoelen 2024 en mandaten voor commissies. Het dagelijks bestuur heeft daarnaast samen met het bestuursbureau een strategische kalender voor 2024 en volgende jaren opgesteld.
Rapportages sleutelfunctiehouders over 2023
In de bestuursvergadering van 9 februari 2024 is de rapportage van de sleutelfunctiehouder Internal Audit over 2023 aan de orde gesteld. Er is toegelicht welke audits hebben plaatsgevonden en welke bevindingen en opvolgingen hierbij aan de orde zijn geweest. Het bestuur heeft hiervan kennisgenomen.
De rapportage van de sleutelfunctiehouder Risicobeheer is op 27 maart 2024 in het bestuur besproken. Per einde 2023 acht de sleutelfunctiehouder Risicobeheer dat de risico’s binnen het fonds afdoende zijn beheerst. De punten die eind 2022 als belangrijkste risico’s worden gezien, worden allen in 2023 verder opgepakt. Het is daarbij een aandachtspunt om de tijd en inspanning die geleverd wordt ten aanzien van de strategische projecten, niet ten koste te laten gaan van het reguliere risicobeheer.
Beleidsmatig zal de sleutelfunctiehouder Risicobeheer in 2023 de bestaande lijn voortzetten. Dat wil zeggen dat deze onafhankelijk, maar actief richting geeft aan het risicobeheer binnen het fonds, zowel op financiële als niet- financiële risico’s. In 2023 zal hierbij de nadruk liggen op de borging van een beheerste transitie naar het nieuwe pensioenstelsel en het samengaan met Bpf Zoetwaren alsook op de risicobeheersing in de voorbereidingen daarop, bijvoorbeeld op het gebied van uitbesteding, IT en governance.
De rapportage van de sleutelfunctiehouder Actuarieel wordt dat ieder kwartaal in het bestuur besproken. Er zijn over het jaar 2023 geen bijzonderheden aan de orde.
7.5.1 Code Pensioenfondsen
In de Code Pensioenfondsen is een aantal opgenomen onderwerpen nader uitgewerkt met betrekking tot onder meer benoeming, deskundigheid, geschiktheid en diversiteit. De Code Pensioenfondsen is geen doel op zich, maar een middel om pensioenfondsen beter te laten functioneren. Ook moet de Code Pensioenfondsen zorgen voor meer vertrouwen van de belanghebbenden in het bijzonder en van de maatschappij in het algemeen. Deskundigheid, betrokkenheid en goede samenwerking vormen de basis voor goed bestuur van een pensioenfonds. Goed pensioenfondsbestuur heeft overigens niet alleen betrekking op het bestuur, maar ziet op alle organen van het pensioenfonds.
De Code Pensioenfondsen is wettelijk verankerd. De normen in de Code Pensioenfondsen zijn een aanvulling op wet- en regelgeving. De normen in de Code Pensioenfondsen zijn weliswaar leidend, maar de Code Pensioenfondsen laat ruimte voor de eigen verantwoordelijkheid van het pensioenfondsbestuur. De pensioenfondsen mogen de Code Pensioenfondsen daarom naleven volgens het ‘pas-toe-of-leg-uit’-beginsel. Afwijken van de norm is dus mogelijk, als daar een goede reden voor is. Het pensioenfonds wil echter zoveel mogelijk de Code volgen.
Hieronder zijn de aanbevelingen uit de Code Pensioenfondsen opgenomen waaraan niet (volledig) wordt voldaan en de eventuele acties die het bestuur heeft genomen:
Diversiteit (Norm 33)
In 2023 was aanvankelijk sprake van het feit dat het bestuur voldeed aan deze norm. Echter, in de loop van 2023 voldeed het bestuur niet meer aan de norm dat er een of meer bestuursleden van onder de 40 jaar zitting hadden in het bestuur. Dit had als oorzaak dat een bestuurslid was afgetreden en een ander bestuurslid in de loop van 2023 de 40-jarige leeftijd had bereikt. Bij het invullen van vacatures in het bestuur heeft het bestuur onder meer aandacht gehad voor diversiteit, met als resultaat dat sinds februari 2024 weer een bestuurslid van onder de 40 jaar zitting heeft in het bestuur.
Zittingsduur bestuursleden (Norm 34)
In de code is opgenomen dat de zittingsduur van een bestuurslid maximaal vier jaar mag bedragen, waarbij een bestuurslid maximaal twee keer kan worden herbenoemd. In de statuten heeft het bestuur bewust opgenomen dat het bestuur bevoegd is om op grond van gewichtige redenen (bijvoorbeeld continuïteit en de borging van deskundigheid binnen het bestuur) af te wijken van de maximale zittingsperiode van twaalf jaar. Het bestuur wil zoveel als mogelijk de code volgen.
Het bestuur wijkt op grond van gewichtige redenen met de herbenoeming van de heer Van Straten per 1 december 2020 af van de maximale zittingstermijn van 12 jaar. Het bestuur overwoog hem als sleutelfunctiehouder Internal Audit te gaan inzetten vanuit het bestuur. Dat zou alleen logisch en zinvol zijn als hij dit voor langere tijd zou kunnen invullen. De gedegen kennis van de heer Van Straten over het pensioenfonds was in dit kader een belangrijke pré bij het invullen van de sleutelfunctie. Doordat het bestuur in de afgelopen tijd diverse nieuwe bestuursleden heeft verwelkomd, achtte het bestuur het wenselijk om over te gaan tot herbenoeming van de heer Van Straten zodat onder meer kennis over de historie van het pensioenfonds in voldoende mate behouden blijft. Tevens vormt hij in discussies en besluitvormingsprocessen binnen het bestuur onder meer het geheugen en geweten van het fonds. Naast zijn specifieke juridische kennis, vertegenwoordigt hij bij uitstek de gewenste countervailing power ten opzichte van de BAC.
Er is in dit kader in een vroeg stadium afstemming geweest met de raad van toezicht. Nadat de raad deze voorgenomen herbenoeming niet had belet, is vervolgens in een vroeg stadium het voornemen tot herbenoeming aan DNB voorgelegd. Na hierop een positieve reactie van DNB te hebben ontvangen, is overgegaan tot het herbenoemen als bestuurslid en het benoemen tot sleutelfunctiehouder Internal Audit.
7.6 Raad van toezicht
7.6.1 Verslag raad van toezicht
7.6.2 Inleiding
Conform de statuten van pensioenfonds voor het Bakkersbedrijf legt de raad van toezicht (hierna: raad) van het pensioenfonds jaarlijks verantwoording af over de uitvoering van de taken en de uitoefening van bevoegdheden aan het verantwoordingsorgaan en in het jaarverslag.
Daarnaast legt de raad zijn waarnemingen en aanbevelingen over het afgelopen boekjaar vast. Dit doet de raad aan de hand van een vooraf vastgesteld normenkader. Deze rapportage is als volgt opgezet:
- onderdeel 1: algemeen oordeel;
- onderdeel 2: verantwoording;
- onderdeel 3: bevindingen en aanbevelingen;
- onderdeel 4: goedkeuring besluit vaststelling bestuursverslag en jaarrekening 2023.
De raad is in het verslagjaar 2023 gewijzigd in samenstelling. Twee leden zijn in oktober 2023 vertrokken en na een gedegen selectietraject zijn twee bekwame leden aangetrokken. Door hun meegebrachte ervaring waren beide leden per direct inzetbaar.
1. Algemeen oordeel
De raad heeft een positief oordeel met aandachtspunten over het algemene beeld van het pensioenfonds. De raad heeft waardering voor de inzet en toewijding waarmee het bestuur zijn werk doet. Besluitvorming vindt in het algemeen zorgvuldig plaats en de vastlegging van de evenwichtige belangenafweging vindt bij alle relevante besluiten plaats.
In 2023 is veel tijd en aandacht besteed aan transitie naar de nieuwe pensioenregeling in het kader van de Wtp (hierna: de nieuwe pensioenregeling) en de samenwerking tussen de fondsorganen. Dit heeft geleid tot een verbeterde dialoog en informatievoorziening.
In juni 2023 heeft het bestuur mede naar aanleiding van een update van de risicoanalyse besloten om de datum van de overgang naar de nieuwe pensioenregeling en de datum van het samengaan met Bpf Zoetwaren uit elkaar te halen, omdat het gelijktijdig realiseren van beide projecten te veel risico’s met zich meebrengt. Dit betekent dat het streven is om per 1 januari 2025 de transitie naar de nieuwe pensioenregeling te realiseren en op 1 januari 2026 het samengaan met Bpf Zoetwaren. Wij vinden het uit elkaar halen van beide projecten een goed besluit dat tot betere beheersing leidt. Inmiddels is helder dat het bestuur in 2024 heeft besloten dat de transitie per 1 januari 2025 niet meer als realistisch wordt beschouwd, doordat de pensioenuitvoerder in voorjaar 2024 heeft aangegeven daar voor een middelgroot fonds als Bpf Bakkers op onderdelen nog niet klaar voor te zijn. De invaardatum is daarmee vertraagd naar 1 januari 2026 als meest waarschijnlijke datum. Thans onderzoekt het bestuur of een transitie in de loop van 2025 een reële optie is. Wij achten het besluit van het bestuur om niet meer te richten op 1 januari 2025 verstandig en we volgen het proces om te komen tot nieuwe scenario’s voor transitie en samengaan nauwlettend.
De raad is van mening dat het bestuur stappen heeft gezet ten aanzien van de aanbevelingen van de raad in het voorgaande verslagjaar. De raad beveelt echter ook dit jaar aan om aan de volgende aanbevelingen verdere invulling te geven:
- meer gedetailleerd formuleren van randvoorwaarden en de onderbouwing daaromtrent voor implementatie van de Wtp;
- meer directe regievoering op de implementatie van de Wtp zowel door het pensioenfonds zelf, als door de betrokken uitvoeringsorganisaties (waaronder de planning en organisatie van deze trajecten);
- heldere, adequate en transparante vastlegging van overwegingen van besluiten;
- het actualiseren van randvoorwaarden voor het samengaan met BPF Zoetwaren.
2. Verantwoording
De raad houdt toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in het pensioenfonds en is onder andere belast met het toezicht op een adequate risicobeheersing en de evenwichtige belangenafweging door het bestuur.
De raad is ter uitoefening van het intern toezicht in 2023 veelvuldig bijeengekomen voor onderling overleg of overleg met het (dagelijks)bestuur, verantwoordingsorgaan en sleutelfunctiehouders. Daarnaast heeft de raad deelgenomen aan diverse bijeenkomsten van het pensioenfonds, zoals kennissessies en themadagen. De voorzitters van het bestuur, de raad en het verantwoordingsorgaan hebben in 2023 na iedere vergadering van het bestuur voorzittersoverleg gehad. Tot slot heeft de raad gesproken met de waarmerkend actuaris en de onafhankelijke accountant aangaande hun rapportage en bevindingen ten aanzien van het jaarwerk van het pensioenfonds.
Het uitoefenen van het intern toezicht doet de raad onder meer door:
- het voeren van een continue dialoog met het bestuur, zowel mondeling als schriftelijk;
- het voeren van overleg en het afleggen van verantwoording aan het verantwoordingsorgaan;
- het vastleggen van bevindingen uit het gevoerde toezicht in dit rapport.
Naast de hiervoor genoemde taken heeft de raad goedkeuringsrechten inzake een aantal bestuursbesluiten. In dat kader heeft de raad in 2023 goedkeuring gegeven aan het besluit van het bestuur tot:
- aanpassing van het beloningsbeleid;
- vaststelling van het bestuursverslag en de jaarrekening 2022;
- vaststelling van verschillende functieprofielen van leden van het bestuur;
- vaststelling van verschillende functieprofielen van leden van de raad van toezicht.
In verband met het aftreden van twee leden van de raad en het aantreden van twee nieuwe leden in het najaar heeft de Raad in 2023 zijn functioneren niet geëvalueerd. De raad heeft in zijn nieuwe samenstelling de toezicht visie en werkwijze ten behoeve van de komende samenwerking besproken. Dit heeft, naast de bestaande focusgebieden, geleid tot extra focus op de strategische doelstellingen van het bestuur en de realisatie van deze doelstellingen door het bestuur. Het bestuur geeft hier in 2024 verdere uitwerking aan.
De raad heeft over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden over 2023 verantwoording afgelegd aan het verantwoordingsorgaan, onder andere door middel van het toelichten van deze rapportage.
3. Bevindingen en aanbevelingen
Het onderdeel bevindingen en aanbevelingen is als volgt ingedeeld:
- 3.1: opvolging van de aanbevelingen over 2022;
- 3.2: bevindingen toezichtthema’s 2023;
- 3.3: thema’s Code Pensioenfondsen.
| Aanbeveling/bevinding raad van toezicht | Opvolging in 2023 |
|---|---|
| 1.De raad is van mening dat het bestuur stappen moet maken op gebied van: a) formuleren van randvoorwaarden voor fusie, implementatie Wtp en launching customer bij TKP; b) regievoering op fusie, implementatie Wtp en launching customer bij TKP (waaronder de planning en organisatie van deze trajecten); en c) vastlegging van overwegingen van besluiten. |
a) Het bestuur heeft in 2023 go/no go criteria geformuleerd voor de transitie naar Wtp en voor het zijn van launching customer bij TKP. Het mogelijke samengaan met Bpf Zoetwaren is uitgesteld naar 1 januari 2026; voor dit project zijn nog geen go/no go criteria opgesteld. Ook de update van de business case en het definiëren van kritische succesfactoren voor het samengaan met Bpf Zoetwaren heeft nog geen opvolging gekregen. b) De planning en organisatie van deze projecten wordt uitgevoerd door een externe projectmanager, onder regie van het bestuursbureau en het dagelijks bestuur. De uitkomsten hiervan worden besproken in de voorbereidingsgroep NPA. c) De vastlegging van besluiten is in 2023 verder verbeterd. Heldere vastlegging van de overwegingen, discussies en besluiten blijft aandacht verdienen. |
| 2. Blijf werken aan de relatie tussen en de communicatie over de voortgang van de projecten binnen het bestuur en met de fondsorganen. Zeker met het oog op de komende periode waarin belangrijke besluiten genomen moeten worden inzake de fusie en de implementatie van de Wtp pensioenen, kan hier niet genoeg aandacht voor zijn. | In 2023 heeft het bestuur tijdens gezamenlijke kennissessies en themadagen het Verantwoordingsorgaan en de raad geïnformeerd over de voortgang van de projecten. Daarnaast had de raad regelmatig overleg met het (dagelijks) bestuur) over de implementatie van de Wtp. |
| 3. Leg vast en communiceer tijdig over wat het bestuur doet met de voortgangsrapportages van de projecten. | Het bestuur bespreekt de voortgangsrapportages. Een duidelijke vastlegging van de bespreking en communicatie hiervan aan de fondsorganen ontbreekt. |
| 4.Neem bij de update van de taakverdeling de volgende punten in acht: o Inventarisatie van de benodigde competenties waaronder IT; o Beschikbare tijd van bestuursleden, externe adviseurs en bestuursbureau; o Effectiviteit en efficiëntie van de werkwijze. |
Tijdens de zelfevaluatie in januari 2024 heeft het bestuur geconcludeerd dat de omvang en competenties van het bestuur volstaat. In 2023 is het bestuursbureau ingericht. De inrichting van het bestuursbureau heeft in 2023 nog niet geleid tot zichtbare ontlasting van het bestuur en structurering van de vergaderingen. |
| 5. Start tijdig met het bespreken van de verwachtingen ten aanzien van de governance voor de diverse fondsgremia als gevolg van de fusie. Overweeg daarbij de inrichting van een ander bestuursmodel. | In 2023 heeft de raad met het bestuur gesproken over mogelijke aanpassingen van het bestuursmodel ten behoeve van de verbetering van de kwaliteit van de besluitvorming en de vastlegging van de besluiten. Het bestuur heeft besloten het bestuursmodel niet aan te passen, maar voor 2024 de volgende maatregelen te treffen: o Opstellen jaarplanning en strategisch jaarplan 2024; o Meer mandaat bij de commissies. |
| 6. Maak de samenhang, de keuzes, de afwegingen, de risico-inschattingen en de beheersmaatregelen inzake de fusie met Bpf Zoetwaren, de implementatie van de Wtp en launching customer bij TKP inzichtelijk en leg dit vast zodat vastgesteld kan worden dat dit proces beheerst en integer verloopt en tijdig aanvullende maatregelen getroffen kunnen worden. | In 2023 zijn de Risk Self Assessments (RSA’s) geactualiseerd. Daarnaast heeft het bestuur zijn tweede ERB vastgesteld waarin als centrale vraag en beantwoording is opgenomen: Kan Bpf Bakkers zowel voor, tijdens als na de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel een integere en beheerste bedrijfsvoering behouden? |
| 7.Stel een analyse op met betrekking tot een financiële crisis op de kapitaalmarkten zoals een beurscrash en stevige daling van de dekkingsgraad. Besteed hierbij aandacht aan wat dat betekent voor de voortgang van de implementatie van het de Wtp en de fusie met Bpf Zoetwaren. | Het bestuur heeft in 2023 besloten dat de financiële positie geen go/no go criterium is. Dit besluit heeft op gefundeerde wijze plaatsgevonden na frequent overleg in het bestuur en in de beleggingsadviescommissie met betrekking tot de financiële positie en de inrichting van het beleggingsbeleid na de implementatie van de Wtp. |
| 8. Zorg voor een vastlegging van de risico-afwegingen door het bestuur. | Voor de belangrijkste besluiten in het kader van de Wtp transitie zijn risico-opinies opgesteld. Vanaf 2024 zullen risicoparagrafen in de bestuursbesluiten worden opgenomen en zal een koppeling worden gemaakt tussen de risico’s in de verschillende Risk Self Assessments en de benoemde risico’s in de risicoparagrafen. |
| 9.Actualiseer de risico-analyses van de projecten ieder kwartaal. | De gezamenlijke risicocommissie monitort periodiek de risico’s van het Wtp-project. Doorleven van deze risico’s in het bestuur kan beter. |
3.1 Opvolging aanbevelingen 2022
De raad heeft kennisgenomen van de rapportage van het bestuur waarin de opvolging van diverse aanbevelingen zichtbaar is gemaakt. De aanbevelingen die gedeeltelijk of niet door het bestuur zijn opgevolgd zijn opgenomen in paragraaf 3.2.
3.2 Bevindingen toezichtthema's 2023
Aan het begin van 2023 heeft de raad een toezichtplan opgesteld met daarin specifieke, voor het pensioenfonds, relevante toezichtthema’s. Dit plan is afgestemd met het bestuur en het verantwoordingsorgaan. Per toezichtthema heeft de raad normen opgesteld waaraan de raad toetst. Deze normen zijn mede gebaseerd op de Code Pensioenfondsen en de VITP-toezichtcode. Hieronder worden per thema de bevindingen en de aanbevelingen toegelicht.
A. Fusie met Bpf Zoetwaren en transitie naar Wet toekomst pensioenen (Wtp)
Het pensioenfonds had tot juni 2023 de intentie om op 1 januari 2025 de transitie naar de nieuwe pensioenregeling én de fusie met Bpf Zoetwaren tegelijkertijd te realiseren. De raad ziet deze projecten als afzonderlijke onderwerpen die wel in hun onderlinge samenhang worden bezien. In het toezicht plan 2023 heeft de raad voor beide projecten afzonderlijke toetsingskaders opgenomen. In verband met het uitstel van het samengaan naar 1 januari 2026 is het toetsingskader voor de fusie niet in 2023 uitgevoerd.
In 2023 heeft het bestuur diverse besluiten inzake de transitie naar de nieuwe pensioenregeling voorbereid en afgerond. De Raad is door het bestuur in kennis- en themasessies in de besluiten meegenomen en de raad heeft vervolgens deze voorgenomen besluiten aan de hand van het toetsingskader Wtp beoordeeld. De bevindingen van de raad zien met name op het opstellen van een heldere planning en focus op het tijdpad; en een heldere verwachting van wat van de fondsorganen wordt gevraagd, op welk moment en hoe dit past in de rol en taakopvatting van de betreffende organen. Daarnaast heeft de raad aandacht gevraagd voor het inzichtelijk maken van de stappen die zijn gezet, in welke gremia en welke verschillende afwegingen zijn gemaakt, voordat het bestuur tot (voorgenomen) besluitvorming is overgegaan.
B. Governance
De raad heeft in 2023 met het bestuur de onderstaande aandachtspunten besproken en de opvolging/reactie door het bestuur beoordeeld.
| Aandachtspunten raad van toezicht | Beoordeling door raad van toezicht |
|---|---|
| Het toedelen van de verantwoordelijkheid voor de coördinerende en structurerende rol, regievoering en bewaking van de kwaliteit van besluitvorming en vastlegging hiervan. | Het dagelijks bestuur voert regie. Terugkoppeling van het dagelijks bestuur naar het bestuur is beperkt en er is niet vastgelegd welke coördinerende en structurerende werkzaamheden het dagelijks bestuur heeft uitgevoerd. De borging van de bewaking van de kwaliteit van besluitvorming en vastlegging hiervan ontbreekt daarmee nog. |
| Aanscherping van de invulling van de activiteiten van het bestuursbureau voor 1 januari 2024. | Per 1 april 2024 wordt het bestuursbureau voor één jaar uitgebreid met een manager pensioenbeheer en communicatie. Er is nog geen strategische visie op het bestuursbureau opgesteld. Wat heeft het bestuur en wat hebben de andere fondsorganen nodig om effectief en efficiënt te kunnen werken? Dit wordt in een strategisch plan met betrekking tot het bestuursbureau verder gedetailleerd. |
| Afronding van het Governance Herstelplan en de continuering van de acties die hieruit voortvloeien. | Het Governance Herstelplan is in 2023 afgerond. Het bestuur continueert zichtbaar de acties die hieruit voortvloeien. |
| Strategische meerjarenplanning voor het fonds, de commissies en het bestuursbureau. | Het bestuur heeft jaardoelen en een jaarplanning 2024 opgesteld voor het bestuur en de commissies. Een strategisch meerjarenplan voor het pensioenfonds en het bestuursbureau ontbreken nog en staan voor 2024 op de agenda. |
| Adequate planning, voorleggers en complete dossiers. | In de planning voor 2024 is nog niet opgenomen wanneer overleg met verantwoordingsorgaan en de raad plaatsvindt, over welke onderwerpen en met welk doel (advisering of goedkeuring). Een proces/procedure voor het opstellen van voorleggers en complete dossiers ontbreekt nog. |
| Tijdige notulen. | Bewaking van de tijdige toezending, juistheid en volledigheid van de notulen ontbreekt. Ook de opvolging van acties kan worden verbeterd. |
| Begeleiding en coaching van bestuursleden. | Alle nieuwe bestuursleden krijgen een coach aangewezen. Er is nog geen proces voor de begeleiding en coaching van bestuursleden. |
| Verbetering van de samenwerking binnen het bestuur en tussen de fondsorganen. | In 2023 hebben diverse themadagen en sociale activiteiten plaatsgevonden. Er is frequent overleg tussen de voorzitters van het bestuur, verantwoordingsorgaan en de raad waarin dit punt ook altijd op de agenda staat. |
| Proactieve ondersteuning en informatievoorziening van bestuur, verantwoordingsorgaan en de raad. | Wordt nog ontwikkeld door het bestuursbureau. |
| Inwerkprogramma voor nieuwe leden van de fondsorganen. | Wordt nog ontwikkeld door het bestuursbureau. |
| Adequate ondersteuning bij on- en off boarding van leden van de fondsorganen. | Wordt nog ontwikkeld door het bestuursbureau. |
Aanbevelingen:
1. Breid de jaarkalender 2024 uit met strategische doelen, acties en deadlines. Leg vast hoe op kwartaalbasis per commissie de voortgang hiervan bewaakt wordt en in het bestuur en diverse gremia besproken zal worden.
2. Evalueer de strategische opdracht aan het bestuursbureau in samenhang met een effectieve tijdsbesteding van de bestuursleden en leden van de andere fondsorganen.
3. Heldere, adequate en transparante vastlegging van overwegingen van besluiten waaronder:
- Werken met voorleggers waarin duidelijk is aangegeven wat het voorgenomen bestuursbesluit betreft en wat van de andere fondsorganen wanneer wordt gevraagd.
- Maak inzichtelijk op welke wijze en door wie de kwaliteit van de besluitvorming en de vastlegging daarvan van de commissies en van het bestuur worden bewaakt.
- Zorgen voor voldoende capaciteit voor de bewaking van tijdige, volledige en juiste notulen en opvolging van de acties die uit de notulen naar voren komen.
4. Meer gedetailleerd formuleren van randvoorwaarden en de onderbouwing daaromtrent voor implementatie van de Wtp.
5. Meer directe regievoering op de implementatie van de Wtp zowel door het pensioenfonds zelf, als door de betrokken uitvoeringsorganisaties (waaronder de planning en organisatie van deze trajecten).
6. Update de business case en formuleer randvoorwaarden voor het samengaan met Bpf Zoetwaren. Neem in de evaluatie van het bestuursmodel voor het nieuwe fonds ook het aantal commissies en het aantal leden per commissie mee.
3.3 Code Pensioenfondsen
Het bestuur heeft de aanbevelingen en best practices van de Code Pensioenfondsen ingevoerd in de bedrijfsvoering. De raad heeft kennisgenomen van de analyse van het Bestuur op de naleving van de Code en onderschrijft deze.
4. Goedkeuring bestuursbesluit vaststelling jaarverslag 2023
De raad constateert dat het proces van totstandkoming van het besluit van het bestuur tot vaststelling van het bestuursverslag en de jaarrekening over 2023 zorgvuldig is geweest. Volgens de raad heeft het bestuur voldoende blijk gegeven van een adequate risicobeheersing en evenwichtige belangenafweging bij de uitoefening van zijn taak en bij het opstellen van dit besluit en de onderliggende stukken. De raad heeft daarom goedkeuring gegeven aan het bestuursbesluit tot de vaststelling van het bestuursverslag en de jaarrekening 2023.
7.6.3 Reactie van het bestuur op verslag raad van toezicht
Het bestuur dankt de raad allereerst hartelijk voor de constructieve wijze waarop in 2023 toezicht gehouden is. De door de raad meegegeven aanbevelingen zullen door het bestuur ter harte genomen worden en daaraan zal in 2024 verdere invulling worden gegeven.
Het jaar 2023 heeft nadrukkelijk in het teken gestaan van het voorbereidingen op de overgang op Wtp. Dit zal in 2024 ook veel aandacht blijven vragen van het bestuur, het verantwoordingsorgaan en de rvt. Het bestuur heeft al veel randvoorwaarden en onderbouwingen voor de implementatie van Wtp geformuleerd en zal deze waar nodig in 2024 actualiseren. Het bestuur houdt uiteraard een strakke regie op de transitie en zal de fondsgremia hier nauw bij blijven betrekken. Hierbij houdt het bestuur oog voor het op juiste wijze vastleggen van de besluitvorming. In 2024 zal door het bestuur eveneens weer nader ingezoomd worden op het aanstaande samengaan met BPF Zoetwaren.
In 2023 heeft het bestuur samen met het bestuursbureau een stap gezet in de formulering van de strategische doelen, de wijze waarop deze bereikt worden en over het monitoren van de realisatie hiervan. In 2024 wordt dit verder opgepakt en uitgewerkt en zal hierover frequent gerapporteerd worden. In 2023 is het bestuursbureau ‘lean and mean’ van start gegaan en heeft haar meerwaarde in 2023 reeds bewezen. In 2024 zal verdere invulling gegeven worden aan de opdracht aan het bestuursbureau. Het bestuur kijkt ernaar uit om in 2024 samen met de fondsorganen en het bestuursbureau op goede wijze invulling aan de strategie van het pensioenfonds te geven.
7.7 Verantwoordingsorgaan
7.7.1 Verslag van het verantwoordingsorgaan
Conform de statuten van pensioenfonds voor het Bakkersbedrijf doet het verantwoordingsorgaan (vo) jaarlijks verslag van haar bevindingen.
Evenwichtige belangenafweging en adequate risicobeheersing
Normenkader
- Bij alle relevante beleidsbeslissingen heeft het bestuur een expliciete afweging gemaakt van de belangen van de afzonderlijke belangengroepen.
- Het bestuur verantwoordt in een dialoog met het vo en in het jaarverslag de risico’s en het risicomanagement en hoe deze op een integere wijze wordt beheerd.
Bevindingen
- De risico’s met betrekking tot de beleggingen zijn op orde.
- Het vo onderschrijft de rapportage van de rvt en deelt de bevindingen van de rct over de risicohouding.
- In de notulen van de bestuursvergadering is niet altijd terug te vinden in welke mate en hoe de belangen van de deelnemers evenwichtig zijn afgewogen.
Oordeel
- Het vo oordeelt positief over de bevindingen van de rvt en neemt dit over.
- Het zichtbaar maken van de manier waarop belangen bij relevante besluitvorming evenwichtig zijn afgewogen blijft een aandachtspunt. Het vo verwacht in 2024 duidelijke verbetering op dit punt.
Advies
Vergroot de zichtbaarheid van de besluiten.
Opdrachtaanvaarding
Normenkader
- Het bestuur van het fonds streeft er naar dat alle belanghebbenden zo veel mogelijk duidelijkheid krijgen over de doelstellingen, het ambitieniveau van de toeslagverlening en de risicohouding van de pensioenregeling die de sociale partners als opdracht in uitvoering aan het pensioenfonds geven.
- De besluiten zijn in overleg met de organen genomen en de resultaten zijn weergegeven in een haalbaarheidstoets, uitgelegd, besproken in dialoog met het vo en vastgelegd.
Bevindingen
- De haalbaarheidstoets bevindt zich binnen de afgesproken grenzen.
Oordeel
Het vo is content met de zichtbare vooruitgang en ontwikkelingen.
Beleggingsbeleid
Normenkader
- Het bestuur gaat als een goed huisvader om met het belegde vermogen.
- Het bestuur borgt dat fiduciair- en vermogensbeheer gescheiden zijn en dat het bestuur in control is op alle processen, in het bijzonder op de kosten.
- Er is beleid voor maatschappelijk verantwoord beleggen.
Bevindingen
- De rendementsontwikkeling was 1,7% lager dan de benchmark.
Het rendement op de beleggingen over het hele jaar was 8,8%.
Oordeel
Het rendement op de beleggingen gedurende het jaar valt tegen, gezien een verschil van 1,7% met de benchmark. Er is ruimte voor verbetering om de benchmark te evenaren of te overtreffen.
Aanbeveling
Zorg voor een adequate rente-afdekking en beoordeel het ESG-beleid niet alleen op duurzaamheid maar ook op resultaat.
Indexatie is belangrijk. De pensioenen bij de pensioenfonds Bakkers zijn gemiddeld niet groot (+- €350 per maand). Om de deelnemers meer inzicht te geven kan het een suggestie zijn om de resultaten van de beleggingen naast het jaarlijks resultaat ook het gemiddelde van de laatste 5 en 10 jaar te communiceren.
Communicatiebeleid
Normenkader
- Het communicatiebeleid wordt uitgevoerd volgens plan en het vo wordt hierbij voldoende betrokken.
- De website wordt goed onderhouden en is actueel.
- De deelnemers worden actief benaderd bij belangrijke onderwerpen.
- Het pensioenfonds communiceert in begrijpelijke taal met de deelnemers.
Bevindingen
- Er is een Strategisch Communicatiebeleid vanaf 2020.
- De vergaderingen van de communicatiecommissie zijn niet altijd gestructureerd. Afspraken met de uitvoerder zijn niet altijd duidelijk en worden niet altijd nagekomen. Bovendien wordt de vergadertijd niet altijd efficiënt gebruikt en is meestal te kort.
Oordeel
- De communicatie krijgt niet altijd de aandacht die het nodig heeft, niet alles aan de uitvoerder overlaten.
Aanbeveling
Nu en de komende jaren staat het pensioenfonds voor grote uitdagingen. Samengaan met pensioenfonds Zoetwaren en het nieuwe pensioenstelsel. Dat betekent dat er veel gecommuniceerd moet en gaat worden. Geef aan de communicatie die aandacht en tijd die het nodig heeft, voorkom fouten en onduidelijkheid. Zorgvuldigheid in uitingen is hierbij zeer belangrijk. Let goed op de afstemming wanneer iets op de site kan worden gecommuniceerd en voor welke doelgroepen.
Herstelplan
Normenkader
- Als het pensioenfonds reservetekorten heeft, dient het bestuur een herstelplan in. Het plan bevat maatregelen om kortingen te voorkomen, weer snel gezond te zijn en haar reserves op orde te hebben.
Bevindingen
- Aan het einde van 2023 is de beleidsdekkingsgraad van het pensioenfonds 115,7% en ligt daarmee boven de dekkingsgraad van 15,4% die behoort bij het vereist eigen vermogen. Daarmee is het pensioenfonds uit herstel en hoeft door het pensioenfonds in 2024 geen herstelplan meer ingediend te worden.
- Het opbouwpercentage wijzigde in 2023 van 1,30% naar 1,35% en in 2024 naar 1,60%.
Oordeel
- Het vo oordeelt dat het herstel van het pensioenfonds is verbeterd maar dat de achterstand ten opzichte van andere pensioenfondsen nog steeds erg groot is. We respecteren voorzichtigheid, maar voor gepensioneerden die al jaren te maken hebben met gelijkblijvende uitkeringen zou verbetering zeer welkom zijn.
Aanbeveling
Het vo beveelt het bestuur aan om actief in overleg te treden met sociale partners over de kwaliteit van de pensioenregeling en de premiehoogte, zodat helder en duidelijk wordt of de regeling nog passend is bij de doelstellingen van het pensioenfonds in het waarborgen van een deugdelijke oudedagsvoorziening voor de deelnemers. Stel daarbij realistische grenzen vast voor de korte en de lange termijn.
Bestuurlijke principes/governance
Normenkader
- Het bestuur en de rvt leggen regelmatig verantwoording af over het gevoerde beleid, resp. het toezicht.
- Het bestuur heeft een transparante werkwijze en informeert het vo tijdig over relevante onderwerpen.
- Wet- en regelgeving worden consequent toegepast en het vo heeft voldoende invloed op het goed uitvoeren van haar verantwoordelijkheden.
- Het bestuur communiceert helder met de belanghebbenden.
- De rol van het vo wordt gerespecteerd.
Bevindingen
- Einde 2021 was al gesignaleerd dat de verhoudingen tussen het vo en bestuur zodanig verslechterden dat interventie nodig was. Op voorstel van de rvt is begin 2022 een verbetertraject gestart en hierbij is het governance herstelplan uitgewerkt dat ieder kwartaal door de leden van alle drie de organen werd geëvalueerd. In oktober 2023 is door de drie organen gezamenlijk geconcludeerd dat de verhoudingen zodanig waren verbeterd dat het governance herstelplan afgerond kon worden
- Het vo is tevreden over de samenwerking en de onderlinge afstemming met de rvt. We ondersteunen volledig het dringende advies van de rvt aan het bestuur om een onafhankelijke technische voorzitter aan te stellen, met de argumenten die daarvoor zijn aangevoerd.
- Hoewel het bestuur enkele werkmethoden heeft verbeterd, blijven wij het dringende advies steunen om een adequate maatregel te nemen. Vooral in deze drukke fusie- en invaartijden gelooft het vo dat de aanstelling van een technische voorzitter in het bestuur een snelle verbetering kan opleveren.
- Het verkiezingsproces voor het verantwoordingsorgaan is niet helemaal goed verlopen.
Oordeel
- Er wordt nog steeds gewerkt aan een constructieve samenwerking tussen de drie organen.
Uitvoering, kosten en beloningsbeleid
Normenkader
- Bij de uitvoering van de administratie staat kwaliteit voorop, de kosten dienen marktconform te zijn.
- In het bestuursverslag verantwoordt het bestuur op transparante wijze de kosten.
- Het beloningsbeleid dient marktconform te zijn en in evenwicht met de inspanningen die moeten worden ingezet.
Bevindingen
- De uitvoeringskosten zijn rond het gemiddelde in de pensioensector.
- De extra werkzaamheden benodigd ten behoeve van de nieuwe pensioenwet en fusie-traject kosten helaas meer tijd en dus geld dan voorzien.
- In 2023 is er een behoorlijke discussie geweest over de vergoeding van het bestuur. Een goede verantwoording is belangrijk.
Oordeel
- Het vo begrijpt de toegenomen kosten, maar roept het bestuur op om op gepaste wijze met het geld van de deelnemers om te gaan.
Aanbeveling
Zorg dat de regie wordt gehouden. Trap niet in de valkuil dat budget nu eenmaal op moet. Dat is namelijk niet aan de orde. Wees zuinig met het geld van de deelnemers.
Premie- en toeslagbeleid
Normenkader
- De premie voor de regeling is kostendekkend en stabiel. De rendementen zouden moeten leiden tot een waardevast pensioen voor de deelnemers op korte en lange termijn.
- Bij de besluitvorming van het bestuur moet aantoonbaar blijken dat de belangen van alle deelnemers evenwichtig worden afgewogen, bijvoorbeeld middels maatmens berekeningen.
- De premiedekkingsgraad moet acceptabel en stabiel zijn en er is beleid over de hoogte van de premie tijdens de herstelperiode van het fonds.
- De betrokkenheid van het vo wordt bevorderd en de adviesaanvragen voldoen aan de uitgangspunten van het vo.
Bevindingen
- Aan de voorwaarden van het normenkader is voldaan.
Toekomst
Normenkader
- Het pensioenfonds heeft een heldere en realistische visie en heeft deze vertaald in duidelijke strategische doelen, waarbij schaalgrootte en de (on)zekerheden van alle deelnemers een belangrijke rol spelen, om een goede indruk te krijgen van de toekomstbestendigheid.
Bevindingen
- Er zijn diverse themadagen gepland en georganiseerd met Bpf Zoetwaren om de samenwerking aan te gaan.
- De samenwerking tussen het bestuur, raad van toezicht en het verantwoordingsorgaan is ook dit jaar verbeterd. Dit gaat helpen om samen vooruit te kijken naar de toekomst.
- Met een gunstige dekkingsgraad was er ruimte voor een beperkte indexatie, die vervolgens is toegepast.
Oordeel
- Het vo maakt zich zorgen over het krappe tijdspad om samen met Bpf Zoetwaren over te gaan naar het nieuwe stelsel. Door de wetgeving en onzekerheid in Nederland over het nieuwe pensioenstelsel, kan de doelstelling in gevaar komen. Er zijn verschillende overleggen en plannen opgesteld om een vlotte overgang te bewerkstelligen. Echter, er blijven nog onduidelijkheden bestaan met betrekking tot het databeheer en de uitvoering bij TKP.
Aanbeveling
- Er is veel informatie toegevoegd en uitgewisseld met betrekking tot de samenwerking. Het is belangrijk om nog specifieker te bepalen welke informatie voor ons relevant is om een goed oordeel te kunnen vormen voordat we ons advies uitbrengen. Samenvattingen helpen hierbij. Hoewel alle details van belang zijn wanneer we overgaan naar het nieuwe stelsel, moeten we ons richten op wat het meest cruciaal is voor onze besluitvorming.
Tot slot
Het verantwoordingsorgaan beoordeelt het jaar 2023 als zeer intensief. Daarnaast weten we dat ook 2024 en mogelijk 2025 voor het vo drukke jaren zullen worden. Door een goede samenwerking zowel binnen het vo als met bestuur en de rvt zien wij deze uitdaging positief tegemoet. De samenwerking met het bestuursbureau zorgt dat onze stukken op tijd voorhanden zijn waardoor vergaderingen constructief kunnen verlopen.
7.7.2 Reactie bestuur op verslag verantwoordingsorgaan
Het bestuur dankt het verantwoordingsorgaan allereerst hartelijk voor de constructieve wijze waarop in 2023 is samengewerkt. Het herstel van de governance heeft tot duidelijke verbeteringen in de samenwerking geleid. Hierbij spreekt het bestuur waardering uit voor de inzet die ook het Verantwoordingsorgaan in dit kader geleverd heeft.
Het bestuur blijft oog houden voor het op juiste wijze vastleggen van de besluitvorming en de evenwichtige belangenafwegingen hierbij.
Voor wat betreft het beleggingsbeleid streeft het bestuur een adequate rente-afdekking na en wordt het ESG-beleid niet alleen op duurzaamheid beoordeeld, maar zeker ook op resultaat. Het pensioenfonds probeert namelijk een zo goed mogelijk pensioen te realiseren voor alle (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden. Dat het fonds 1,7% in 2023 achterbleef op de benchmark had vooral te maken met het feit dat in mindere mate geïnvesteerd was in de 7 grote Amerikaanse IT-fondsen, welke in 2023 een behoorlijk aandeel hadden in de gestegen aandelenmarkten. Daarnaast had dit als oorzaak dat slechte resultaten behaald waren in met name private equity en onroerend goed door de gestegen rentestanden. Met een totaal jaarrendement van 8,8% over 2023 heeft Bpf Bakkers het niet slecht gedaan in de pensioenmarkt, zeker als het defensief risicoprofiel in ogenschouw wordt genomen. Uit periodieke risicopreferentieonderzoeken blijkt dat de (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden (en sociale partners) gemiddeld genomen relatief risico-avers zijn. Het bestuur evalueert periodiek de (under)performance van het vermogensbeheer en stuurt hierop bij indien daar aanleiding en mogelijkheid voor is. De aanbeveling om gemiddelde beleggingsresultaten over afgelopen jaren te gaan tonen, zal het bestuur in overweging nemen. In verband met de uitdagingen die er op communicatievlak liggen, heeft het bestuur in 2023 besloten om het bestuursbureau op dit vlak te versterken en samen met het bestuur en de pensioenuitvoerder de coördinatie gedegen op te pakken vanaf 2024. Ten aanzien van de aanbeveling om met sociale partners in gesprek te gaan over de kwaliteit van de pensioenregeling, kan het volgende aangegeven worden. Het bestuur staat in de voorbereidingen op de overgang naar Wtp voortdurend in nauw contact met sociale partners over het realiseren van een zo goed mogelijke nieuwe pensioenregeling. Het advies voor het aanstellen van een technisch voorzitter in het bestuur is niet overgenomen. Het bestuur heeft de effectiviteit echter verbeterd door te werken met een verbeterde strategische jaarkalender en mandateringen aan commissies. In 2023 hebben we te maken gehad met een toename van kosten, met name in verband met de voorbereidingen op Wtp. Het bestuur probeert te allen tijde de (uitvoerings)kosten zo laag mogelijk te houden, zodat kosten per deelnemer per jaar zo laag mogelijk blijven en zo veel mogelijk geld ten goede kan komen aan de pensioenen. In de afgelopen jaren heeft het bestuur dit weten te bereiken door nauw samen te werken met Bpf Zoetwaren. Op het moment dat samengegaan wordt met Bpf Zoetwaren, is de verwachting dat deze kosten nog verder naar beneden bijgesteld kunnen worden.
Samen met het verantwoordingsorgaan en de raad van toezicht richt het bestuur zich op een beheerste overgang naar Wtp en een samengaan met Bpf Zoetwaren. Het bestuur zal het verantwoordingsorgaan hierbij nauw blijven betrekken en zal het orgaan hierbij blijven voorzien van alle informatie die het nodig heeft om de rol op goede wijze te kunnen vervullen.
7.8 Informatie vanuit toezicht van DNB en AFM
De vermogenspositie was in 2023 zodanig dat een herstelplan van toepassing was. DNB heeft 23 mei 2023 ingestemd met het ingediende geactualiseerde herstelplan. Eind 2023 was de vermogenspositie dermate hersteld, dat voor 2024 geen herstelplan ingediend hoeft te worden.
Er heeft in 2023 geen regulier relatiegesprek plaatsgevonden met DNB. Wel hebben er periodieke overleggen met de toezichthouder plaatsgevonden inzake het Wtp-traject.
De AFM houdt toezicht uit hoofde van de Pensioenwet. De AFM heeft tot taak toezicht te houden op het gedrag van pensioenuitvoerders. Het toezicht omvat met name de communicatie van pensioenfondsen en de wettelijk verplichte informatieverstrekking, alsmede de zorgplicht bij individuele pensioenopbouw op beleggingsbasis.
Het houden van toezicht op de zorgplicht bij premieovereenkomsten heeft tot doel de (gewezen) deelnemer tegen te risicovolle beleggingsbeslissingen te beschermen. Kort gezegd moeten beleggingsrisico’s worden beheerst, gegeven de naderende pensioendatum.
De AFM heeft in 2023 een informatieuitvraag gedaan naar inzichten in de markt voor tweedepijlerpensioen.
De toezichthouder heeft het pensioenfonds in 2023 geen dwangsommen en boetes opgelegd of aanwijzingen verstrekt. Verder heeft de toezichthouder in 2023 geen bewindvoerder bij het pensioenfonds aangesteld.
7.9 Deskundigheids- en integriteitstoets en opleiding
In het beleidsdocument ‘Geschikt Pensioenfondsbestuur’ is de geschiktheid van de bestuursleden en het beleid voor handhaving van deze geschiktheid uitgewerkt. Aan de hand van een geactualiseerd deskundigheidsplan, de geschiktheidsmatrix en gevolgde opleidingen bekijkt het bestuur periodiek in hoeverre het bestuur als geheel, maar ook de individuele bestuursleden, voldoen aan de te stellen eisen aan een geschikt pensioenfondsbestuurder. Het bestuur is zich ervan bewust dat op dit punt sprake dient te zijn van permanente educatie. Het beleidsdocument wordt periodiek up-to-date gehouden.
7.10 Gedragscode
Met ingang van 1 januari 2022 is Compliance-i-Consultancy (CiC) als compliance officer en privacy officer aangesteld. De gedragscodeverklaringen over 2023 zijn door alle verbonden personen ondertekend. In de Bestuursvergadering van 27 maart 2024 is de rapportage gedragscode over 2023 gepresenteerd en vastgesteld. Er zijn hierbij enkele zaken onder de aandacht gebracht middels een advies of aandachtspunt:
- De positieve uitkomst van het DigiD ICT-beveiligingsassessment en de bevestiging van Logius dat we aan de voorwaarden voldoen, zijn belangrijke mijlpalen die de integriteit en veiligheid van de digitale dienstverlening aan de deelnemers onderstrepen. Daarom adviseren wij regelmatige herziening van de ICT-beveiligingsstrategieën en het voortzetten van de samenwerking met de ICT-dienstverleners en auditpartners om te blijven voldoen aan de hoogste beveiligingsnormen.
Het bestuur neemt het meegegeven advies ter harte en dit is onderkend door het bestuur.
In 2023 heeft de compliance officer onderzoek gedaan naar aanleiding van een melding van mogelijke belangenverstrengeling. Uit dit onderzoek is niet gebleken dat sprake was van belangenverstrengeling.
7.11 Organisatie en uitvoering
De uitvoering ten behoeve van het pensioenfonds is in 2023 uitbesteed aan TKP Pensioen (onderdeel van ASR), Bank of New York Mellon, Goldman Sachs Asset Management. Sinds 1 januari 2023 heeft het bestuur samen met Bpf Zoetwaren een bestuursbureau ingehuurd, te weten: PBSV.
De uitvoering omvat het administreren van pensioenen, vermogensbeheer, bestuursondersteuning en de integrale advisering van het pensioenfonds inzake het beleid op communicatie-, juridisch, fiscaal, actuarieel en beleggingsterrein.
Sprenkels is adviserend actuaris van het pensioenfonds. Het bestuur maakt gebruik van de diensten van Ortec Finance als externe oversight manager. Ortec Finance ondersteunt het bestuur in het risicomanagement en het toezicht op de uitbestede werkzaamheden. Besluitvorming over het beleid vindt plaats door het bestuur.
Goldman Sachs Asset Management treedt op als fiduciair manager. Als custodian is Bank of New York Mellon aangesteld. Het bestuur monitort de uitvoering op basis van periodieke rapportages van de uitvoeringsorganisatie over de uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de overeengekomen Service Level Agreement.
Tevens ontvangt het pensioenfonds jaarlijks een ISAE 3402 type II-rapport van de uitvoeringsorganisaties, die door een externe accountant zijn gecertificeerd en van TKP wordt een ‘In Control Statement’ ontvangen. Reguliere rapportages en voorstellen van Sprenkels, Goldman Sachs Asset Management en TKP worden tevens beoordeeld door de externe oversight manager.
7.12 Statutenwijziging
In 2023 zijn de statuten eenmaal aangepast. De aanpassing die per 18 december 2023 is geëffectueerd en is ingegaan per 1 januari 2024 had betrekking op de wijziging van de toetredingsleeftijd van 20 jaar naar 18 jaar.
